Outlook Attachment Extractor

"Outlook Attachment Extractor" ist eine flexible Lösung, um Anhänge aus mit Outlook empfangenen E-Mails automatisiert zu extrahieren. Das Programm ermöglicht das Verwenden der Eigenschaften von E-Mails zur dynamischen Namensgebung des Speicherordners bzw. Dateinamens des zu extrahierenden Anhangs. Beispielsweise lässt sich das Eingangsjahr der E-Mail oder der Absendername in den Ordnernamen integrieren. Durch die Verwendung der Filter können die zu verarbeitenden E-Mails genau eingegrenzt werden. Die vorgenommenen Einstellungen wie z.B. der zu überwachende Outlook-Ordner oder die Filterkriterien werden in individuellen Profilen festgehalten.

Die Hilfe beschreibt die Programmfunktionen und gibt Hinweise zur Benutzung von "Outlook Attachment Extractor".



PDF-Version der Programmhilfe

Hauptmenü

Menüeinträge der Gruppe "Menü"

Optionen…

Über diesen Menüeintrag öffnen Sie das Dialogfenster zum Anpassen der Programmoptionen.

Lizenzschlüssel eingeben…

Dieser Menüeintrag öffnet den Registrierungsdialog zur Eingabe des Lizenzschlüssels bzw. für das Freischalten der Vollversion des Programms.

Hilfe

Ein Klick auf diesen Menüeintrag öffnet die Online-Hilfe. Dazu wird der als Standard festgelegte Browser geöffnet und die Startseite der Programmhilfe aufgerufen. Zum Verwenden der Online-Hilfe wird eine aktive Internetverbindung benötigt.

Über…

Mithilfe dieses Menüeintrags wird das Dialogfenster zum Anzeigen der Programmversion und des Lizenzierungsstatus geöffnet. Im Dialog befinden sich zudem Links zur Kontaktaufnahme mit dem technischen Support, zur Produkt-Webseite etc.

Weiteres --> Fehlerbericht erzeugen

Bei technischen Problemen können Sie über diesen Menüeintrag einen Fehlerbericht erzeugen. Dieser wird unter dem Namen "Outlook Attachment Extractor - Fehlerbericht" auf dem Desktop abgelegt. Sie können uns diesen Fehlerbericht anschließend als E-Mail-Anhang beifügen.

Beenden

Über diesen Menüeintrag lässt sich das Programm beenden.

Schaltflächen der Werkzeugleiste "Profile"

Neu…

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Dialog-Fenster zum Erstellen eines neuen Profils.

Bearbeiten…

Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Fenster zum Bearbeiten der Einstellungen des aktuell in der Liste ausgewählten Profils.

Löschen

Durch Betätigen dieser Schaltfläche können Sie das ausgewählte Profil nach einer Sicherheitsabfrage löschen.

Profilliste

Profilliste

Status

Neu erstellte Profile erhalten den Status "Aktiv", d.h. das jeweilige Profil wird auf neu eingegangene E-Mails angewandt. Um ein Profil zu deaktivieren, klicken Sie auf das sich am Anfang jeder Zeile befindende Kontrollkästchen. Der Status wird auf "Inaktiv" geändert.

Profilstatus

Name

Der Name des Profils.

Letzte Anwendung

Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Anwendung des Profils.

Kommentar

Ein optionaler Kommentar zum Profil.

Profileinstellungen bearbeiten

Allgemein

Name

Hier kann dem Profil ein aussagekräftiger Name gegeben werden.

Kommentar

Optional können Sie einen Kommentar eintragen, der in der Profilliste mit aufgeführt wird.

E-Mail-Ordner

Fügen Sie hier einen oder mehrere E-Mail-Ordner hinzu. Das Profil wird auf diese(n) E-Mail-Ordner angewandt, sofern die festgelegten Filterkriterien erfüllt sind.Bei Aktivierung der Option "Inklusive Unterordner" werden zusätzlich alle E-Mails aus Ordnern verarbeitet, welche den hinzugefügten Ordnern untergeordnet sind.

Filter

Hier legen Sie die (optionalen) Bedingungen fest, welche die E-Mail-Eigenschaften erfüllen müssen. Nur wenn alle Filterkriterien erfüllt sind, wird die E-Mail verarbeitet. Sie können logische Vergleichsoperatoren verwenden, um mehrere Bedingungen für eine E-Mail-Eigenschaft festzulegen. Dabei bindet der "UND"-Operator stärker als der "ODER"-Operator. Zwischen Groß- und Kleinschreibung der eingegebenen Begriffe wird nicht unterschieden. Platzhalter wie das Sternchen werden nicht unterstützt.

E-Mail-Filter

Absendername enthält

Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Absenders der zu verarbeitenden E-Mail ein.

Absenderadresse enthält

Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Absenders ein.

Empfängername enthält

Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Empfängers der zu verarbeitenden E-Mail ein.

Empfängeradresse enthält

Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

Betreff enthält

Tragen Sie hier optional den Betreff oder einen Teil des Betreffs ein.

Dateiname enthält

Tragen Sie hier optional den Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens des E-Mail-Anhangs ein.

Um nur bestimmte Dateitypen wie etwa PDF-Dateien zu verarbeiten, wird hier einfach .pdf eingetragen. Sofern zusätzlich noch ein bestimmtes Wort (z.B. Rechnung) im Anhangsdateinamen enthalten sein soll, würde die Eingabe wie folgt aussehen: .pdf<UND>Rechnung

Speicherort

Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie, wo die extrahierten Anhänge gespeichert werden. Im Eingabefeld "Verzeichnis" legen Sie den Basisordner z.B. "C:\Mein E-Mail-Anhänge\" fest. Dieser Pfad kann keine dynamischen Namensbestandteile enthalten. Das Eingabefeld "Unterordner" kann leer gelassen werden - es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Ordnernamen aus Teilen der jeweiligen E-Mail-Eigenschaften wie etwa dem Eingangsjahr zusammenzusetzen. Weitere Unterordnerebenen können durch das Hinzufügen des entsprechenden Pfadtrennzeichens "\" gebildet werden. Das Eingabefeld für den Dateinamen kann ebenfalls leergelassen werden oder Platzhalter individueller E-Mail-Eigenschaften enthalten. Die Vorschau zeigt den kompletten Pfad zur Überprüfung des Ergebnisses an. Die Leerzeichen am Anfang und Ende jeden Ordners dienen nur der besseren Übersichtlichkeit und sind bei der späteren Anwendung des Profils nicht mit enthalten.

Verzeichnis

Wählen Sie hier mit einem Klick auf die Schaltfläche " … " das Basisverzeichnis aus, in welchem die zu speichernden Anhänge abgelegt werden.

Unterordner

Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen Unterordner im Basisverzeichnis angelegt werden sollen.

Speicherort des E-Mail-Anhangs

Dateiname

Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen der Dateiname generiert werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der ursprüngliche Name des E-Mail-Anhangs verwendet.

Vorschau-Dateiname

Tragen Sie dort optional den Dateinamen des zu bearbeitenden Anhangs ein. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie den Dateinamen aus Bestandteilen des Dateinamens neu zusammensetzen möchten. Klicken Sie zum Ändern des Vorschau-Dateinamens auf den Link "Vorschau".

Alle enthaltenen Anhänge in den gleichen Ordner speichern

Diese Option ist erforderlich, falls der Speicherort aus dem Namen oder einem Teil des Namens eines bestimmten Anhangs erzeugt werden soll (z.B. einer Bestellnummer) und alle zusätzlich mitgesandten Anhänge im gleichen Ordner abgelegt werden sollen. Legen Sie in diesem Fall im Feld "Dateiname enthält" den als Referenz für die Benennung zu verwendenden Anhang fest und aktivieren Sie die Option.

Namenskollisionen

Für den Fall, dass eine Datei mit dem definierten Namen bereits existiert, wird die hier festgelegte Namenskollisionsregel angewandt. Entscheiden Sie, ob die Datei überschrieben werden soll, eine Nummer an den Namen angefügt oder der Vorgang abgebrochen werden soll.

Im Anschluss

Zur automatischen Weiterverarbeitung können die extrahierten Anhänge einem Programm als Parameter übergeben werden. Legen Sie hier die entsprechenden Einstellungen fest.

Programm ausführen

Hier kann optional der Pfad eines im Anschluss aufzurufenden Programmes eingetragen werden.

Parameter

Tragen Sie hier unter Verwendung des Link-Menüs optional die Parameter ein, welche dem aufzurufenden Programm übergeben werden sollen.

E-Mail verschieben

Legen Sie hier fest, ob die E-Mail nach erfolgreicher Verarbeitung in das von Ihnen festgelegte Verzeichnis verschoben werden soll.

E-Mail als gelesen markieren

Hier können Sie einstellen, ob die E-Mail im Anschluss an eine erfolgreiche Verarbeitung als gelesen markiert werden soll. Sofern in den Programmoptionen im Abschnitt "Outlook" der Zugriffstyp "Add-in verwenden" ausgewählt ist, kann zusätzlich unterschieden werden, ob eine angeforderte Lesebestätigung gesendet werden soll. Anderenfalls greifen die in Outlook vorgenommenen Einstellungen zum Senden einer Lesebestätigung.

Sound abspielen

Wählen Sie hier optional eine Wave-Datei aus, die nach erfolgreicher Verarbeitung abgespielt werden soll.

Nachholen

Legen Sie hier die Einstellungen fest, um die Nachrichten aller im Profil enthaltenen E-Mail-Ordner zu durchsuchen und das Profil auf alle die Filterkriterien erfüllenden E-Mails anzuwenden. Optional kann der Suchvorgang auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden. Das Nachholen findet erst statt, nachdem das Profil angelegt bzw. das Fenster geschlossen wurde.

Log

Log-Liste

Die Log-Liste enthält Informationen über alle verarbeiteten E-Mails innerhalb des in den Programm­optionen festgelegten Zeitraums. Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum 30 Tage.

Das Kontextmenü enthält folgende Einträge:

  • Gespeicherte Datei im Explorer anzeigen
    (öffnet den Explorer und markiert die gespeicherte Datei)

Programmoptionen

Allgemein

Hier lassen sich Einstellungen wie die Sprache der Programmoberfläche und das Startverhalten festlegen.

Outlook

Prüfintervall

Legt fest, in welchem zeitlichen Abstand (in Sekunden) "Outlook Attachment Extractor" überprüft, ob neue E-Mails eingegangen sind.

Art der Fernsteuerung

Bestimmt, wie auf Outlook zugegriffen wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Add-In verwenden (empfohlen)
    (Dies ist die empfohlene Zugriffsart für die beiden älteren Outlook-Versionen 2007 und 2010. Bei Problemen bzw. Konflikten mit anderen Outlook-Add-Ins sollte zum "direkten Zugriff" gewechselt werden, welcher in der Regel problemlos funktioniert.)
  • Direkter Zugriff auf Outlook
    (In der Regel funktioniert dieser Zugriffstyp problemlos und wird insbesondere beim Einsatz von Outlook 2013 oder neuer empfohlen. Es kann jedoch passieren, dass bei inaktiven Antivirenprogramm oder veralteten Virendefinitionen ein Warnfenster mit einem Hinweis auf den Zugriff auf Outlook eingeblendet wird. In der Regel erscheint dieses Fenster nur einmal beim Programmstart. Dies lässt sich entweder in den Outlook-Sicherheitseinstellungen anpassen oder durch Einsatz eines aktuellen Antivirenprogramms mit aktuellen Virendefinitionen verhindern.)

Outlook-Instanz

Legt fest, ob das Programm eine eigene Outlook-Instanz zur Automatisierung erzeugt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Eigene Instanz verwenden
    (Diese Option ist die Standard-Einstellung und sollte insbesondere dann verwendet werden, wenn bereits mehrere Outlook-Profile angelegt wurden. Das Programm erzeugt in diesem Fall eine eigene Outlook-Instanz und meldet sich am Standard-Profil an.)
  • Instanz des Benutzers verwenden
    (Diese Option kann verwendet werden, falls nur ein einziges Outlook-Profil existiert, an welches sich das Programm anmelden kann. Es ergeben sich keine Vorteile durch Verwendung dieser Option – vom individuellen System abhängig, wird die eine oder andere Variante eventuell besser unterstützt.)

Durchführung der Aufgabe nach 1 Minute abbrechen

Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, falls das Programm bei der Verarbeitung einer bestimmten E-Mail hängen bleibt. Einige E-Mails können vom Standard abweichen oder beschädigte Informationen enthalten. Bei Aktivierung der Option wird die zur Verarbeitung einer E-Mail zur Verfügung stehenden Zeit begrenzt. Dadurch erhöht sich jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass das Programm Ihre Outlook-Installation nicht fernsteuern kann.

Log

Hier lässt sich die Aufbewahrungsdauer der Log-Einträge festlegen.