Outlook Attachment Extractor

"Outlook Attachment Extractor" ist eine flexible Lösung, um Anhänge aus mit Outlook empfangenen E-Mails automatisiert zu extrahieren. Das Programm ermöglicht das Verwenden der Eigenschaften von E-Mails zur dynamischen Namensgebung des Speicherordners bzw. Dateinamens des zu extrahierenden Anhangs. Beispielsweise lässt sich das Eingangsjahr der E-Mail oder der Absendername in den Ordnernamen integrieren. Durch die Verwendung der Filter können die zu verarbeitenden E-Mails genau eingegrenzt werden. Die vorgenommenen Einstellungen wie z.B. der zu überwachende Outlook-Ordner oder die Filterkriterien werden in individuellen Profilen festgehalten.

Die Hilfe beschreibt die Programmfunktionen und gibt Hinweise zur Benutzung von "Outlook Attachment Extractor".



PDF-Version der Programmhilfe

Hauptmenü

Menüeinträge der Gruppe "Menü"

Optionen…

Über diesen Menüeintrag öffnen Sie das Dialogfenster zum Anpassen der Programmoptionen.

Lizenzschlüssel eingeben…

Dieser Menüeintrag öffnet den Registrierungsdialog zur Eingabe des Lizenzschlüssels bzw. für das Freischalten der Vollversion des Programms.

Hilfe

Ein Klick auf diesen Menüeintrag öffnet die Online-Hilfe. Dazu wird der als Standard festgelegte Browser geöffnet und die Startseite der Programmhilfe aufgerufen. Zum Verwenden der Online-Hilfe wird eine aktive Internetverbindung benötigt.

Über…

Mithilfe dieses Menüeintrags wird das Dialogfenster zum Anzeigen der Programmversion und des Lizenzierungsstatus geöffnet. Im Dialog befinden sich zudem Links zur Kontaktaufnahme mit dem technischen Support, zur Produkt-Webseite etc.

Weiteres

Fehlerbericht erzeugen

Bei technischen Problemen können Sie über diesen Menüeintrag einen Fehlerbericht erzeugen. Dieser wird unter dem Namen "Outlook Attachment Extractor - Fehlerbericht" auf dem Desktop abgelegt. Sie können uns diesen Fehlerbericht anschließend als E-Mail-Anhang beifügen.

Anwendungsdaten sichern…

Dieser Menüeintrag ermöglicht es, die gesamten Anwendungsdaten (Profile, Log etc.) als ZIP-Archiv in einem auszuwählenden Verzeichnis abzulegen. Nach dem Speichern wird dieses im Explorer markiert.

Anwendungsdaten wiederherstellen…

Mithilfe dieses Menüeintrags können die zuvor gesicherten Anwendungsdaten wiederhergestellt werden.

Beenden

Über diesen Menüeintrag lässt sich das Programm beenden.

Menüeinträge der Gruppe "Profile"

Alle Profile nachträglich anwenden…

Dieser Menüeintrag öffnet ein neues Fenster, in welchem sich der Zeitraum eines E-Mail-Eingangsdatums festlegen lässt. Nach Bestätigung werden alle in diesem Zeitraum (in den überwachten Ordnern) eingegangenen E-Mails unter Anwendung aller aktiven Profile nachträglich verarbeitet. Die Begrenzung des Zeitraums ist optional.

Profile nachträglich anwenden

Alle Profile aktivieren

Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die alle Profile auf den Status "Aktiv", d.h. die Profile werden auf neu eingegangene E-Mails angewandt.

Alle Profile deaktivieren

Mit dieser Schaltfläche setzen Sie alle Profile auf den Status "Inaktiv", d.h. die Profile werden bei der Verarbeitung neu eingegangener E-Mails ignoriert.

Alle Profile löschen

Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden alle Profile nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Profile aus CSV-Datei importieren…

Dieser Menüeintrag dient zum Importieren von Profilen aus einer CSV-Datei. Wählen Sie zunächst die zu importierende Datei und weisen anschließend den enthaltenden Spalten die entsprechenden Profileigenschaften zu. Folgende Profileigenschaften müssen in jedem Fall zugewiesen werden:

  • Zu überwachende(r) E-Mail-Ordner
  • Basisverzeichnis des Speicherorts

Für Wahrheitswerte gilt: für ein aktiviertes Kontrollkästchen muss eine 1 und für ein deaktiviertes eine 0 angegeben werden

Für Aufzählungen/Auswahllisten gilt: der anzugebende Wert entspricht dem null-basierten Index innerhalb der Liste

Beispiel:

Beispiel für Aufzählungsnummerierung

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass die zu importierende Datei nicht in Excel geöffnet und somit gesperrt ist. Mehrere zu überwachende E-Mail-Ordner innerhalb eines anzulegenden Profils müssen mit einem Semikolon getrennt werden.Über das Kontextmenü der Profilliste kann das ausgewählte Profil als Muster in eine CSV-Datei exportiert werden.

CSV-Export aus Excel

Profilimport mit Vorschau

Schaltflächen der Werkzeugleiste "Profil"

Neu…

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Dialog-Fenster zum Erstellen eines neuen Profils.

Bearbeiten…

Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie das Fenster zum Bearbeiten der Einstellungen des aktuell in der Liste ausgewählten Profils. Alternativ können Sie doppelt auf das zu bearbeitende Profil klicken.

Duplizieren

Erstellt eine Kopie des ausgewählten Profils. Für das Erstellen einer hohen Anzahl von Profilen sollten Sie auch den CSV-Import von Profilen in Betracht ziehen.

Nachholen...

Diese Schaltfläche ermöglicht es, die Nachrichten der in den ausgewählten Profilen jeweils enthaltenen E-Mail-Ordner zu durchsuchen und die Profile dabei auf alle, die Filterkriterien erfüllenden E-Mails anzuwenden. Optional kann der Vorgang auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden.

Aktivieren

Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die ausgewählten Profile auf den Status "Aktiv", d.h. die Profile werden auf neu eingegangene E-Mails angewandt.

Deaktivieren

Mit dieser Schaltfläche setzen Sie die ausgewählten Profile auf den Status "Inaktiv", d.h. die Profile werden bei der Verarbeitung neu eingegangener E-Mails ignoriert.

Löschen

Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden die ausgewählten Profile nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Profilliste

Profilliste

Status

Neu erstellte Profile erhalten den Status "Aktiv", d.h. das jeweilige Profil wird auf neu eingegangene E-Mails angewandt. Um ein Profil zu deaktivieren, klicken Sie auf das sich am Anfang jeder Zeile befindende Kontrollkästchen. Der Status wird auf "Inaktiv" geändert.

Profilstatus

Name

Der Name des Profils.

Letzte Anwendung

Zeigt Datum und Uhrzeit der letzten erfolgreichen Anwendung des Profils.

Kommentar

Ein optionaler Kommentar zum Profil.

Profileinstellungen bearbeiten

Allgemein

Name

Hier kann dem Profil ein aussagekräftiger Name gegeben werden.

Kommentar

Optional können Sie einen Kommentar eintragen, der in der Profilliste mit aufgeführt wird.

Kontextmenü

Das Kontextmenü der Profilliste enthält die folgenden Einträge:

  • Alles auswählen
  • Nichts auswählen
  • Auswahl umkehren
  • Profil in CSV-Datei exportieren

E-Mail-Ordner

Fügen Sie hier einen oder mehrere E-Mail-Ordner hinzu. Das Profil wird auf diese(n) E-Mail-Ordner angewandt, sofern die festgelegten Filterkriterien erfüllt sind.Bei Aktivierung der Option "Inklusive Unterordner" werden zusätzlich alle E-Mails aus Ordnern verarbeitet, welche den hinzugefügten Ordnern untergeordnet sind.

Filter

Hier legen Sie die (optionalen) Bedingungen fest, welche die E-Mail-Eigenschaften erfüllen müssen. Nur wenn alle Filterkriterien erfüllt sind, wird die E-Mail verarbeitet. Sie können logische Vergleichsoperatoren verwenden, um mehrere Bedingungen für eine E-Mail-Eigenschaft festzulegen. Dabei bindet der "UND"-Operator stärker als der "ODER"-Operator. Zwischen Groß- und Kleinschreibung der eingegebenen Begriffe wird nicht unterschieden. Platzhalter wie das Sternchen werden nicht unterstützt.

E-Mail-Filter

Absendername enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Absenders der zu verarbeitenden E-Mail ein.

Absenderadresse enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Absenders ein.

Empfängername enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional den Namen oder einen Teil des Namens des Empfängers der zu verarbeitenden E-Mail ein.

Empfängeradresse enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional die E-Mail-Adresse oder einen Teil der E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

Betreff enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional den Betreff oder einen Teil des Betreffs ein.

Dateiname enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional den Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens des E-Mail-Anhangs ein.

Um nur bestimmte Dateitypen wie etwa PDF-Dateien zu verarbeiten, wird hier einfach .pdf eingetragen. Sofern zusätzlich noch ein bestimmtes Wort (z.B. Rechnung) im Anhangsdateinamen enthalten sein soll, würde die Eingabe wie folgt aussehen: .pdf<UND>Rechnung

Nachrichtenkopf enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional beispielsweise eine E-Mail-Adresse oder einen Teil einer E-Mail-Adresse ein. Diese Filtermöglichkeit ist u.a. hilfreich bei der Verwendung von Alias-E-Mail-Adressen. Im Normalfall sollten Sie den Filter für die Absender- oder Empfängeradresse bevorzugen.

Nachrichtentext enthält/enthält nicht

Tragen Sie hier optional den Nachrichtentext bzw. einen darin vorkommenden Begriff ein.

Speicherort

Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie, wo die extrahierten Anhänge gespeichert werden. Im Eingabefeld "Verzeichnis" legen Sie den Basisordner z.B. "C:\Daten\Rechnungen\" fest. Dieser Pfad kann keine dynamischen Namensbestandteile enthalten. Das Eingabefeld "Unterordner" kann leer gelassen werden - es besteht jedoch auch die Möglichkeit, die Ordnernamen aus Teilen der jeweiligen E-Mail-Eigenschaften wie etwa dem Eingangsjahr zusammenzusetzen. Weitere Unterordnerebenen können durch das Hinzufügen des entsprechenden Pfadtrennzeichens "\" gebildet werden. Das Eingabefeld für den Dateinamen kann ebenfalls leergelassen werden oder Platzhalter individueller E-Mail-Eigenschaften enthalten. Die Vorschau zeigt den kompletten Pfad zur Überprüfung des Ergebnisses an. Die Leerzeichen am Anfang und Ende jeden Ordners dienen nur der besseren Übersichtlichkeit und sind bei der späteren Anwendung des Profils nicht mit enthalten.

Verzeichnis

Wählen Sie hier mit einem Klick auf die Schaltfläche " … " das Basisverzeichnis aus, in welchem die zu speichernden Anhänge abgelegt werden.

Unterordner

Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen Unterordner im Basisverzeichnis angelegt werden sollen.

Speicherort des E-Mail-Anhangs

Dateiname

Fügen Sie hier über das sich oberhalb des Eingabefeldes befindliche Link-Menü optional die Eigenschaften der E-Mail ein, aus denen der Dateiname generiert werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird der ursprüngliche Name des E-Mail-Anhangs verwendet.

Vorschau-Dateiname

Tragen Sie dort optional den Dateinamen des zu bearbeitenden Anhangs ein. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie den Dateinamen aus Bestandteilen des ursprünglichen Dateinamens neu zusammensetzen möchten. Klicken Sie zum Ändern des Vorschau-Dateinamens auf den Link "Vorschau".

Vorschau-Betreff

Tragen Sie dort optional den zu erwartenden Betreff einer Nachricht ein. Dies kann hilfreich sein, falls Sie Bestandteile des Betreffs für den Ordner- oder Dateinamen verwenden möchten. Klicken Sie zum Ändern des Vorschau-Betreffs auf den Link "Vorschau".

Alle enthaltenen Anhänge in den gleichen Ordner speichern

Diese Option ist erforderlich, falls der Speicherort aus dem Namen oder einem Teil des Namens eines bestimmten Anhangs erzeugt werden soll (z.B. einer Bestellnummer) und alle zusätzlich mitgesandten Anhänge im gleichen Ordner abgelegt werden sollen. Legen Sie in diesem Fall im Feld "Dateiname enthält" den als Referenz für die Benennung zu verwendenden Anhang fest und aktivieren Sie die Option.

Namenskollisionen

Für den Fall, dass eine Datei mit dem definierten Namen bereits existiert, wird die hier festgelegte Namenskollisionsregel angewandt. Entscheiden Sie, ob die Datei überschrieben werden soll, eine Nummer bzw. das Verarbeitungsdatum an den Namen angefügt oder der Vorgang abgebrochen werden soll.

ZIP-Archive

Dateien aus ZIP-Archiven extrahieren

Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle enthaltenden Dateien eines ZIP-Archivs extrahiert. Sofern benötigt, kann dazu ein Passwort für das ZIP-Archiv hinterlegt werden. Durch Verwendung des optionalen Filters für den Namen der zu extrahierenden Dateien lassen sich diese einschränken. Weiterhin kann festgelegt werden, ob zusätzlich das ZIP-Archiv im Ablageordner gespeichert werden soll.

Im Anschluss

E-Mail als gelesen markieren

Hier können Sie einstellen, ob die E-Mail im Anschluss an eine erfolgreiche Verarbeitung als gelesen markiert werden soll. Sofern in den Programmoptionen im Abschnitt "Outlook" der Zugriffstyp "Add-in verwenden" ausgewählt ist, kann zusätzlich unterschieden werden, ob eine angeforderte Lesebestätigung gesendet werden soll. Anderenfalls greifen die in Outlook vorgenommenen Einstellungen zum Senden einer Lesebestätigung.

E-Mail verschieben

Legen Sie hier fest, ob die E-Mail nach erfolgreicher Verarbeitung in das von Ihnen festgelegte Verzeichnis verschoben werden soll.

E-Mail weiterleiten

Hier können bis zu drei Weiterleitungen eingerichtet werden. Für jede Weiterleitung kann individuell festgelegt werden, welche der ursprünglichen Anhänge diese beinhalten soll.

Extrahierte Anhänge durch Links ersetzen

Bei Aktivierung der Option werden die abgelegten Anhänge der E-Mail durch eine Link-Datei ersetzt. Diese enthält den Pfad zur Datei und hat die Dateiendung ".attlnk". Mit einem Doppelklick auf den ersetzten Anhang der E-Mail wird ein Auswahlmenü mit den folgenden Optionen eingeblendet:

  • Ausgelagerte Datei öffnen
  • Ausgelagerte Datei im Explorer zeigen
  • Alle Anhänge der E-Mail wiederherstellen

In den Programmoptionen kann auf der Registerkarte "Sonstiges" festgelegt werden, dass anstelle des Anzeigens des Auswahlmenüs immer eine der drei oberhalb aufgeführten Optionen ausgeführt wird.

Das Ersetzen der abgelegten Anhänge erfolgt in folgenden Fällen nicht:

  • Die E-Mail ist verschlüsselt
  • Die extrahierte Datei ist Bestandteil eines ZIP-Archivs und die Option "ZIP-Archiv ebenfalls im Ablageordner speichern" wurde nicht aktiviert

Programm ausführen

Zur automatischen Weiterverarbeitung können die extrahierten Anhänge einem Programm als Parameter übergeben werden. Hier kann optional der Pfad eines im Anschluss aufzurufenden Programmes eingetragen werden.

Parameter

Tragen Sie hier unter Verwendung des Link-Menüs optional die Parameter ein, welche dem aufzurufenden Programm übergeben werden sollen.

Sound abspielen

Wählen Sie hier optional eine Wave-Datei aus, die nach erfolgreicher Verarbeitung abgespielt werden soll.

Log

Log-Liste

Die Log-Liste enthält Informationen über alle verarbeiteten E-Mails innerhalb des in den Programm­optionen festgelegten Zeitraums. Standardmäßig beträgt dieser Zeitraum 30 Tage. Mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltenkopf kann die Sortierung der Liste angepasst werden.

Das Kontextmenü enthält folgende Einträge:

  • Gespeicherte Datei im Explorer anzeigen
    (öffnet den Explorer und markiert die gespeicherte Datei)
  • Ausgewählte Einträge ausblenden
  • Alle Einträge ausblenden

Programmoptionen

Allgemein

Hier lassen sich Einstellungen wie die Sprache der Programmoberfläche und das Startverhalten festlegen.

Outlook

Art der Fernsteuerung

Bestimmt, wie auf Outlook zugegriffen wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Add-In verwenden (empfohlen)
    Dies ist die empfohlene Zugriffsart für die beiden älteren Outlook-Versionen 2007 und 2010. Bei Problemen bzw. Konflikten mit anderen Outlook-Add-Ins sollte zum "direkten Zugriff" gewechselt werden, welcher in der Regel problemlos funktioniert.
  • Direkter Zugriff auf Outlook
    In der Regel funktioniert dieser Zugriffstyp problemlos und wird insbesondere beim Einsatz von Outlook 2013 oder neuer empfohlen. Es kann jedoch passieren, dass bei inaktiven Antivirenprogramm oder veralteten Virendefinitionen ein Warnfenster mit einem Hinweis auf den Zugriff auf Outlook eingeblendet wird. In der Regel erscheint dieses Fenster nur einmal beim Programmstart. Dies lässt sich entweder in den Outlook- Sicherheitseinstellungen anpassen oder durch Einsatz eines aktuellen Antivirenprogramms mit aktuellen Virendefinitionen (dessen Status zudem vom Outlook Trust Center und Windows Security Center erkannt wird) verhindern.)

Outlook-Instanz

Legt fest, ob das Programm eine eigene Outlook-Instanz zur Automatisierung erzeugt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Eigene Instanz verwenden
    Diese Option ist die Standard-Einstellung und sollte insbesondere dann verwendet werden, wenn bereits mehrere Outlook-Profile angelegt wurden. Das Programm erzeugt in diesem Fall eine eigene Outlook-Instanz und meldet sich am Standard-Profil an.
  • Instanz des Benutzers verwenden
    Diese Option kann verwendet werden, falls nur ein einziges Outlook-Profil existiert, an welches sich das Programm anmelden kann. Es ergeben sich keine Vorteile durch Verwendung dieser Option – vom individuellen System abhängig, wird die eine oder andere Variante eventuell besser unterstützt.

Bei geschlossenem Outlook selbstständig die "Senden/Empfangen"-Funktion aufrufen, um neue E-Mails zu empfangen

Bei Aktivierung dieser Option ruft das Programm selbstständig die Outlook-Funktion "Alle Senden/Empfangen" im eingestellten Intervall auf, falls Outlook nicht geöffnet ist.

Verarbeitung

Prüfintervall

Legt fest, in welchem zeitlichen Abstand (in Sekunden) "Outlook Attachment Extractor" überprüft, ob neue E-Mails eingegangen sind.

Fehlermeldungen während der Verarbeitung unterdrücken

Standardmäßig werden Fehler, die beim Speichern auftreten, in einem Dialogfenster angezeigt. Der Programmfluss wird dabei bis zur Bestätigung der Kenntnisnahme unterbrochen. Durch Aktivierung dieser Option lässt sich dieses Verhalten abstellen. Eventuell aufgetretene Fehler sind dann nur in der Log ersichtlich.

Durchführung der Aufgabe nach 1 Minute abbrechen

Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, falls das Programm bei der Verarbeitung einer bestimmten E-Mail hängen bleibt. Einige E-Mails können vom Standard abweichen oder beschädigte Informationen enthalten. Bei Aktivierung der Option wird die zur Verarbeitung einer E-Mail zur Verfügung stehenden Zeit begrenzt. Dadurch erhöht sich jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass das Programm Ihre Outlook-Installation nicht fernsteuern kann.

Log

Maximale Aufbewahrungsdauer in Tagen

Hier lässt sich die Aufbewahrungsdauer der Log-Einträge festlegen. Der hier eingestellte Wert bestimmt das älteste festgehaltene E-Mail-Eingangsdatum und ist relevant, falls E-Mails manuell bzw. nachträglich in den überwachten Ordner verschobenen werden. Nachträglich verschobene E-Mails werden nur verarbeitet, falls deren Eingangsdatum neuer ist als das älteste in der Log festgehaltene E-Mail-Eingangsdatum.

Farbliche Unterscheidung der Einträge

Bei Aktivierung der Option werden die Einträge der Log-Liste abhängig vom aktuellen Sortierkriterium abwechselnd eingefärbt.

Sonstiges

Nicht-alphanumerische Zeichen in E-Mail-Eigenschaften, die für die Namensgebung verwendet werden, mit einem Unterstrich ersetzen

Diese Option dient zur Vereinfachung der automatisierten Weiterverarbeitung der Anlagen, da ausschließlich Buchstaben, Ziffern, Unterstriche und ein Punkt im Dateinamen verbleiben.

Folgende Präfixe vom Betreff entfernen, falls dieser für Ordnernamen verwendet wird

Die Option ermöglicht es, Betreff-Präfixe wie "AW: ", "Re: " etc. von einem für den Ordnernamen zu verwendenden Betreff zu entfernen. Trennen Sie mehrere Präfixe mit einem Semikolon.

Beim Doppelklick auf einen ausgelagerten Anhang

Mit einem Doppelklick auf den mit einer Link-Datei ersetzten Anhang der E-Mail wird standardmäßig ein Auswahlmenü mit den folgenden Optionen eingeblendet:

  • Ausgelagerte Datei öffnen
  • Ausgelagerte Datei im Explorer zeigen
  • Alle Anhänge der E-Mail wiederherstellen

Hier kann festgelegt werden, dass stattdessen immer eine der zuvor aufgeführten Aktionen ohne weiteres Nachfragen ausgeführt wird.