Schritt-für-Schritt-Anleitung - E-Mail-Anhang automatisch speichern

Ein neues Profil anlegen

Zum Anlegen eines neuen Profils klicken Sie im Programm auf die Schaltfläche "Neu". Daraufhin wird ein neues Dialogfenster geöffnet, in welchem die Konfiguration des Profils vorgenommen wird.

Profil anlegen

Allgemeine Einstellungen

Auf dieser Registerkarte wird der Name des Profils festgelegt und eine optionale Beschreibung. Zum Beispiel könnte der Name den Absender der E-Mail beinhalten und der Beschreibungstext das Intervall, in welchem diese E-Mail eingeht.

Profil - Allgemeine Einstellungen

Outlook E-Mail-Ordner festlegen

Als nächstes wird das E-Mail-Konto festgelegt, das auf eingehende E-Mails mit Anhängen überwacht werden soll. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und ein neues Dialogfenster wird eingeblendet, in welchem sämtliche E-Mail-Konten, die in Outlook eingerichtet wurden, aufgelistet werden. Wählen Sie vom gewünschten E-Mail-Konto beispielsweise den Ordner "Posteingang" aus und klicken Sie auf "OK", um die Auswahl zu bestätigen und das Ordnerauswahlfenster zu schließen. Optional können auch mehrere E-Mail-Konten hinzugefügt werden, sofern für diese die gleichen Kriterien wie z.B. Filter, E-Mail-Speicherort greifen sollen.

Outlook E-Mail-Ordner wählen

Filter einrichten

Sofern auf dem ausgewählten E-Mail-Konto E-Mails von verschiedenen Absendern eintreffen oder E-Mails mit verschiedenem Inhalt, ist die Anwendung eines Filters nötig, um sicherzustellen, dass nur die gewünschten E-Mail-Anhänge automatisch gespeichert werden. Dazu trägt man beispielsweise im Eingabefeld "Absendername enthält:" die "Muster GmbH" ein und im Eingabefeld "Dateiname enthält:" einen festen Bestandteil des Anhangsdateinamens wie etwa "rechnung.pdf" ein.

E-Mail-Eigenschaften filtern

Speicherort des E-Mail-Anhangs

Nun wird der Ablageort bestimmt, in welchem die automatisch extrahierten E-Mail-Anhänge gespeichert werden. Legen Sie zunächst das Zielverzeichnis fest beispielsweise "D:\Rechnungen\Muster GmbH". Anschließend lässt sich optional eine oder mehrere Eigenschaften der jeweiligen E-Mail bestimmen, aus welcher bzw. welchen dynamisch ein oder mehrere Unterordner erstellt werden soll. Zum Beispiel kann hier das vierstellige Eingangsjahr der E-Mail verwendet werden - eine Vielzahl von Eigenschaften stehen zur Auswahl. Das gleiche gilt für den Dateinamen, unter welchem der E-Mail-Anhang gespeichert wird - auch dieser lässt sich anhand der E-Mail-Eigenschaften dynamisch erzeugen. Weiterhin kann festgelegt werden, wie das Programm vorgehen soll, wenn schon eine Datei mit dem gleichen Namen existiert.

E-Mail-Anhang speichern

Anschließende Aktion ausführen

Dieser Schritt ist optional. Hier kann ein Programm festgelegt werden, welches von Outlook Attachment Extractor aufgerufen wird, nachdem der extrahierte Anhang gespeichert wurde. Dabei kann dem Programm die zuvor gespeicherte Anlage als Parameter übergeben werden, um diese automatisch weiterverarbeiten zu können. Zusätzlich kann nach dem erfolgreichen Speichern einer E-Mail-Anlage die E-Mail verschoben oder weitergeleitet werden, der Anhang durch einen Link ersetzt oder eine Sound-Datei im .wav-Format abgespielt werden.

Anschließende Aktion durchführen

Im Anschluss

Klicken Sie abschließend auf "OK", um die vorgenommen Einstellungen zu übernehmen. Das Profil erscheint alphabetisch geordnet in der Profilübersicht und ist standardmäßig aktiviert. Das Profil wird nun auf alle eingehenden E-Mails in Outlook angewandt und die enthaltenen Anhänge wie im Profil festgelegt, automatisch gespeichert.

Profil speichern