Outlook E-Mail-Anhänge nach individuellen Regeln automatisch speichern

Outlook Attachment Extractor

Outlook Attachment Extractor ist ein nützliches Werkzeug für Outlook, um die Anhänge von eingehenden E-Mails automatisch zu speichern. Dabei stehen unter anderem mächtige Filter, individuell festlegbare Speicherordner und die Möglichkeit der nachfolgenden Bearbeitung zur Verfügung. Der Ort, an welchem Outlook Attachment Extractor die im E-Mail-Anhang enthaltenen Dateien speichert, kann aus den individuellen Eigenschaften der E-Mail dynamisch zusammengesetzt werden.

Das Programm unterstützt das Anlegen unbegrenzt vieler Profile, um für verschiedene E-Mail-Konten separate Einstellungen vornehmen zu können. Weiterhin lassen sich nachträglich Anhänge aus den E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder aus sämtlichen E-Mails eines Outlook-Ordners extrahieren.

Mit Outlook Attachment Extractor können Sie:

  • E-Mail-Anhänge automatisch aus Outlook extrahieren
  • Unbegrenzt viele Outlook-Ordner überwachen
  • Individuelle Profile für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Betreff, Absender, Anhangs-Dateiname ...
  • Im Nachhinein Anhänge aus E-Mails eines bestimmten Zeitraums extrahieren
  • E-Mail-Anhänge in Ordnern speichern, die dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erstellt werden
  • Anschließende Aktionen ausführen z.B. die E-Mail verschieben oder ein Programm mit Parametern starten
  • Anhänge mit bestimmten Kriterien aus allen E-Mail-Nachrichten eines Ordners extrahieren

Umfangreiche Filter­möglichkeiten

Um sicherzustellen, dass die E-Mail-Anhänge nur aus bestimmten E-Mails extrahiert werden, können zahlreiche Eigenschaften einer E-Mail als Filterkriterium verwendet werden. Dabei können sämtliche Kriterien miteinander kombiniert werden. Nur wenn alle Filterkriterien erfüllt sind, wird der Anhang der betreffenden E-Mail gespeichert. Zum Beispiel lässt sich festlegen, das ein bestimmter Begriff im Betreff vorkommen muss und der Anhang eine PDF-Datei ist.

Nach folgenden E-Mail-Eigenschaften kann gefiltert werden:
  • Absendername
  • Absenderadresse
  • Empfängername
  • Empfängeradresse
  • Betreff
  • Anhangsdateiname

Anlagen-Speicherort anhand von E-Mail-Eigenschaften bestimmen

Der Name des Ablage-Ordners für die aus den jeweiligen E-Mails extrahierten Anlagen kann von Outlook Attachment Extractor bei Bedarf aus verschiedenen Attributen der E-Mails kombiniert werden. Beispielsweise kann das Eingangsdatum der E-Mail oder der Name des Absenders als Unterordner verwendet werden. Weiterhin kann auch ein Teil des Anlagen-Dateinamens für den Ordner- oder Dateinamen, unter welchem der Anhang gespeichert wird, genutzt werden.

Folgende E-Mail-Eigenschaften können für den Speicherort sowie den Dateinamen verwendet werden:
  • Absendername
  • Absender-E-Mail-Adresse
  • Absenderdomäne
  • Betreff (komplett oder nur einen Teil)
  • Eingangsdatum (beliebig formatierbar)
  • Aktuelles Datum (beliebig formatierbar)
  • Anhangsdateiname (komplett oder nur einen Teil)

Outlook-Ordner überwachen

Eingehende E-Mails untersuchen und passende Regeln anwenden

Automatisches Einsortieren

E-Mail-Anhänge aus Outlook automatisch in dynamisch erstellte Ordner speichern

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. Anlagendatei als Parameter an ein Programm übergeben

Für wen ist das Programm geeignet?

Das Programm richtet sich an Anwender, welche häufig bzw. in regelmäßigen zeitlichen Abständen mit Outlook E-Mails empfangen, deren Anhang archiviert bzw. automatisch weiterverarbeitet werden muss. Dies kann beispielsweise die monatliche Rechnung sein oder eine ZIP-Datei, welche in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert werden soll und einem festgelegten Programm als Parameter zur Weiterverarbeitung übergeben wird. Besonders bei einer hohen Anzahl von eingehenden E-Mails kann eine manuelle Prüfung und Einsortierung der E-Mails sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und viel Arbeitsleistung binden. Outlook Attachment Extractor kann diese Aufgaben nach einem einmaligen Einrichten selbstständig im Hintergrund erledigen und Ihnen somit viel Zeit sparen.

Die Software ist leicht zu konfigurieren und bietet durch die Unterstützung von mehreren Profilen die Möglichkeit, flexible Filterregeln aufzustellen und diese individuell auf ein E-Mail-Konto anzuwenden. Da Sie auch mehrere Profile auf ein E-Mail-Konto anwenden können, lassen sich die Anhänge von E-Mails beispielsweise je nach Absender oder Betreff in ein individuelles Verzeichnis speichern. So lassen sich Anhänge bestimmter E-Mail-Typen in Verzeichnisse ablegen, welche automatisch anhand des Eingangsdatums oder aus einem Teil des Dateinamens des Anhangs erstellt werden. Für andere E-Mail-Typen könnte zum Beispiel der Name des Absenders als Speicherordner für den E-Mail-Anhang genutzt werden.


Auch interessant zur Automatisierung von Outlook - Automatic Email Processor

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